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Um ein Mitglied anzulegen klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neues Mitglied hinzufügen".
Wenn Sie Firmenmitglieder aktiviert haben, dann erscheint zunächst die Abfrage, ob Sie ein natürliches Mitglied oder ein Firmenmitglied anlegen wollen.
Ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben, diese können Sie später im Firmenmitglied hinzufügen (bei deren Anlage wird der Firmenname und die Adresse übernommen und kann ggf. verändert werden)
Um Dubletten zu vermeiden, können Sie in der Mitgliederliste zunächst nach bestehenden ähnlichen Mitgliedern suchen:
Um ein Mitglied zu bearbeiten können Sie wie folgt vorgehen:
- Suche Sie das Mitglied per Mitgliedersuche.
- Klicken Sie auf das Icon "[Bearbeiten]"
- Führen Sie die Änderungen durch
- Klicken Sie auf Speichern
| Feld | Beschreibung |
| Vorname / Nachname / Firma / Geburtstag | Vorname bzw. Nachname bzw. Firma bzw. Geburtstag des neuen Mitglieds - es wird nach Ähnlichkeit (NICHT: Gleichheit) gesucht |
| Nach Ähnlichkeit suchen und ggf. Liste der bestehenden Mitglieder anzeigen | |
| Suche überspringen |
| Feld | Beschreibung |
| Das neu anzulegende Mitglied ist nicht in der Liste, also neu anlegen | |
| [Bearbeiten] | Das gefundene Mitglied zur Bearbeitung öffnen |
- Die Felder können unter "Dialoge: Felder Mitglieder" mit Standardwerten belegt, ausgeblendet oder als Pflichtfeld markiert oder auf nicht änderbar gestellt werden).
- Dort kann auch die Reihenfolge der Felder beliebig verändert werden<
- Sie können beliebige "Extrafelder" für die Mitglieder anlegen.
| Feld | Beschreibung |
| Register "Hauptdaten" | |
| Anrede | Die Anrede des Mitglieds |
| Titel | Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds.Über die nachfolgenden Steuercodes ("Parameter: Spezielle Steuercodes") können Sie festlegen, dass nur bestimmte Werte auswählrbar sind: felder.dropdown.titel.list=Dr.,Prof. felder.extend.titel.selbstlernend=nein |
| Vorname | Der Vorname des Mitglieds |
| Nachname | Der Nachname des Mitglieds |
| Sprache | Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert) |
| Mitgliedsnummer | Die Vereins-Mitgliedsnummer. Wenn ein Format für eine Mitgliedsnummer (z.B. V### für V001, V002, ...) unter "Dialoge: Felder Mitglieder" definiert ist, und die Mitgliedsnummer des zu bearbeitenden Mitglieds noch leer ist, dann wird unter der Mitgliedsnummer die nächste folgende angezeigt und diese kann durch einen Klick übernommen werden. Beim Speichern wird die Mitgliedsnummer auf Eindeutigkeit geprüft. |
| Funktion | Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister) |
| Sichtbarkeit | die Sichtbarkeit des Profils (nur bei aktivierter Option, standardmäßig sind alle Mitglieder für alle anderen Mitglieder sichtbar) |
| Foto | Ein Foto des Mitglieds. Wenn kein Foto eingestellt ist, dann wird ein schwarzer Platzhalter angezeigt. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden. |
| Freie Suchwörter | Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte |
| E-Mail an | Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden.
|
| Nachricht an App | Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat.
|
| Post an | Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden.
|
| Rechnung an | Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen
|
| Ansprache | Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte
|
| E-Mail-Abos | Einstellung, welche Mail das Mitglied bekommen möchte:
|
| Register "Privat" | |
| c/o | private Adresse, c/o-Feld |
| Straße | private Adresse, Straße und Hausnummer |
| PLZ, Ort, Land | private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind). |
| Telefon | private Adresse, Telefonnummer Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/- ") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| Fax | private Adresse, Fax Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| Mobil | private Adresse, Mobil-Telefonnummer Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/- ") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| private E-Mail-Adresse (ggf. , oder ;-getrennt mehrere) Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft. Es ist auch möglich, hier CC- und BCC-Angaben zu machen: mail1@email.de, cc: xx@xx.de, bcc: zz@zz.de Hiermit wird eine Mail verschickt an mail1@email.de, es geht die Mail CC an xx@xx.de und BCC an zz@zz.de. Es sind jeweils auch mehrere CCs und BCCs angebbar. | |
| Homepage | private Homepage |
| Familienstand | Familienstand |
| Freigabe | Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer der eigenen Gruppen - für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage/Foto-Feldern) |
| Register "Firma" | |
| Name der Firma | geschäftliche Adresse, Firmenname |
| c/o | geschäftliche Adresse, c/o-Feld |
| [private Adresse kopieren] | Kopiert die private Adresse als Firmen-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!) |
| [Firmendaten aus anderem Profil übernehmen] | Es kann ein anderes Mitglied ausgewählt werden, deren Firmen-Adresse dann in den neuen Datensatz kopiert(!) wird. |
| [Rechnungsdaten aus anderem Profil übernehmen] | Es kann ein anderes Mitglied ausgewählt werden, deren Rechnungs-Adresse dann in den neuen Datensatz kopiert(!) wird. |
| Straße | geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer |
| PLZ, Ort, Land | geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind). |
| Postfach | geschäftliche Adresse, Postfach |
| PLZ, Ort, Land Postfach | geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl des Postfachs füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind). |
| Telefon | geschäftliche Adresse, Telefonnummer Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/- ") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| Fax | geschäftliche Adresse, Fax Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/- ") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| Mobil | geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/- ") geprüft (es können mehrere Nummern durch , oder ; getrennt angegeben werden). |
| geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. , oder ;-getrennt mehrere) Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft. Es ist auch möglich, hier CC- und BCC-Angaben zu machen: mail1@email.de, cc: xx@xx.de, bcc: zz@zz.de Hiermit wird eine Mail verschickt an mail1@email.de, es geht die Mail CC an xx@xx.de und BCC an zz@zz.de. Es sind jeweils auch mehrere CCs und BCCs angebbar. | |
| Homepage | geschäftliche Homepage |
| Freigabe | Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer der eigenen Gruppen - für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) - spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Firma/Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage/Berufsfunktion-Feldern) |
| [Firmen-Adresse kopieren] | Bei Neuanlage: Kopiert die Firmen-Adresse als Rechnungsadresse-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!) |
| [Firmendaten aus Ansprechpartner übernehmen] | Bei Firmen-Mitgliedern: Man kann die Adresse aus einem Ansprechpartner dieser Firma übernehmen |
| Rechnungsadresse Name der Firma | ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname |
| Rechnungsadresse c/o | ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld |
| Rechnungsadresse Straße | ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße |
| Rechnungsadresse PLZ, Ort, Land | ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus |
| Rechnungsadresse E-Mail | Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft. |
| Branche | Branchen-Angabe. Hier werden alle bisher vergebenen Branchen angezeigt; weitere Branchen können über den Eintrag "<neuen Eintrag hinzufügen>" und das dann eingeblendete Textfeld hinzugefügt werden. |
| Berufsstatus | Berufsstatus des Mitglieds |
| Berufsfunktion | Funktion des Mitglieds in seiner Firma |
| Mitarbeiter | Anzahl der Mitarbeiter |
| Umsatz | Umsatz-Bereich |
| Beschreibung Geschäft | Firmendarstellung |
| Register "Persönliche Daten" | |
| Einzugsermächtigung | Angabe, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt |
| Kontoinhaber | Der Name des Kontoinhabers. |
| IBAN | Die Kontonummer (international) - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC, KontoNr, BLZ und Bankname wird berechnet. |
| BIC | Die Bankkennung (international) - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben |
| Bank | Der Bankname |
| abweichende Mandats-Referenz | Die individuelle SEPA-Mandats-Referenz, wenn nicht ausgefüllt wird diese gemäß Administration/Optionen/Allgemein mit den angegebenen Platzhaltern automatisch bestimmt. Neben den alphanumerischen sind auch diese Zeichen erlaubt: +?/-:()., |
| Mandats-Datum | Das Datum des SEPA-Mandats, wenn nicht ausgefüllt wird das jeweilige Rechnungsdatum verwendet. |
| Geburtstag | Der Geburtstag des Mitglieds.Es kann auch ein Datum ohne Jahreszahl eingegeben werden.Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt (natürlich nur mit Jahresangabe möglich). Es ist eine Eingabe ohne Jahreszahl möglich (es wird dann intern das Jahr 1900 gespeichert, aber nicht angezeigt). |
| Geburtsname | Der Geburtsname des Mitglieds |
| Geburtsort | Der Geburtsort des Mitglieds |
| Staatsangehörigkeit | Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds (selbstlernendes Feld) |
| Freigabe | Freigabe dieser Daten: - nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter) - andere Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied") - für alle Nutzer der eigenen Gruppen - für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen) - öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein) |
| Register "Login " | |
| Login | Benutzer-Login, mit dem sich das Mitglied anmelden kann |
| Passwort | Benutzer-Passwort. Dieses kann nie ausgelesen, sondern später nur neu gesetzt werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt. Beim ersten Anmelden muss der Nutzer das Passwort ändern. |
| Fehleingaben/Kontensperre | Zuviele Login-Fehlversuche sperren den Zugriff komplett. Der Zugriff kann hierüber weider aktiviert werden. |
| Aufnahme als Interessent | Datum, an dem eine Person sein erstes Interesse bekundet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag). |
| Aufnahme als Gast | Datum, an dem eine Person sich per Gastantrag angemeldet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag). |
| Aufnahme als Vereinsmitglied | Datum, an dem eine Person Mitglied wurde (z.B. gesetzt durch den Mitgliedsantrag, oder durch Vorstandsbeschluß). Legt dieses Mitglied als satzungsgemäßes Vereinsmitglied fest. Dieses Datum ist auch relevant für Freigaben (an Vereinbsmitglieder) und Statistiken (u.a. Eintritte / Wachstum). |
| Gekündigt zum | Datum, zu dem ein Mitglied gekündigt hat, z.B. den 31.12.2019. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gelöscht (Anmelden ist nicht mehr möglich, bekommt keine Mail mehr, und auch keine Mitgliedsbeiträge mehr in Rechnung gestellt.). Es kommt eine Warnung, dass noch andere Personen mit dieser Person als Beitragszahler verbunden sind ("Achtung: noch 1 Mitglied hat dieses Mitglied als Beitragszahler eingetragen"). Beim automatischen Löschen werden Beitragszahler entfernt, damit diese weierhin einen Beitrag abgerechnet bekommen.Nach der Eingabe eines Datums wird geprüft, ob das Mitglied noch offene Reechnungen hat, ggf. kommt eine Warnung. |
| Austrittsgrund | Grund des Austritts Wird zum Pflichtfeld wenn "Gekündigt zum" eingetragen ist. |
| Bemerkung | Nichtöffentliche Anmerkung zum Mitglied - das Mitglied sieht diese nicht unter "Mein Profil" |
| Signatur | ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar für Personen mit Mail-senden-Recht) |
| Register "Zuordnungen" | |
| Rollen | Dem Mitglied zugeordnete Rollen (Berechtigungen). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Rollen. Wenn eine andere Rolle in dieser Rolle enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(ist man indirekt auch durch: ...)". |
| Gruppen | Dem Mitglied zugeordnete Gruppen (Informationsverteiler). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Gruppen. Wenn eine andere Rolle in dieser Gruppe enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(es sind indirekt folgende Rolleninhaber Mitglied: ...)". Untergruppen werden eingerückt dargestellt. Wenn es Mitgliedsbeiträge gibt, welche eine Gruppe als "Gruppen-Eintrittsdatum" ausgewählt hat, dann ist hier bei dieser Gruppe das Eintrittsfeld für dieses Mitglied setzbar (relevant für anteilige Beiträge beim Eintritt innerhalb eines Abrechnungszeitraums). |
| Beiträge | Dem Mitglied zugeordnete Beiträge. Falls es mehr als 10 Beiträge gibt, werden hier nur die zugeordneten Beiträge angezeigt und die Zuordnung erfolgt in einem eigenen Dialog. Ansonsten bekommen Mitglieder (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" gesetzt) nur Beiträge vom Typ "Mitgliedsbeitrag" zu sehen. Anzahl: Anzahl der Beiträge, in der Regel: 1 Beitrag-Start (optional, nur für Spezialfälle wichtig!): Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2011 Beitrag-Ende (optional, nur für Spezialfälle wichtig!): Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft) erstellt bis (i.d.R. NIE AUSFÜLLEN!): Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist). Anmerkung (optional) Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen! |
| Beitragszahler | Gibt an, dass ein anderes Mitglied den Beitrag bezahlt. Typischerweise ist das bei Familienmitgliedern (z.B. Kindern) so, deren Beitragszahlungen das Hauptmitglied übernimmt. Beim Hauptmitglied werden hier zusätzlich alle zugeordneten Familienmitgliedern angezeigt. Nicht bei Firmen-Ansprechpertnern verfügbar. |
| Register "Sonstiges" | |
| Dateien | Möglichkeit, Dateien beim Mitglied abzulegen (unterschriebener Aufnahmeantrag, unterschriebene Einzugsermächtigung, ...). Standardmäßig nicht vom Mitglied selbst zu sehen. Per Drag&Drop kann die Reihenfolge geändert werden. |
| Adresstyp | Gibt an, ob es sich um ein "normales Mitglied" (=Standard), ein Firmenmitglied (über Admin/Basiskonfig/Optionen aktivierbar - ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben) oder eine "externe Person" (kein Mitglied, sondern auf der Liste "Externe Kontakte") handelt. Wenn ein externer Kontakt nachträglich zu einem Mitglied umgestellt wird, bekommt es automatisch die nächste Mitgliedsnummer zugeteilt (falls eine Regel eingestellt ist). Bei der Umstellung zu einem "Firmen-Ansprechpartner" erfolgt nach dem Speicher die Abfrage, welcher Firma der Ansprechpartner zugeordnet werden soll. |
| zugeordnete Firma | nur bei einem Firmen-Ansprechpartner: Zuordnung zur Firma festlegen |
| Extra-Felder | Vereins-individuelle Extrafelder |
| Speichert die Eingaben aus allen Registern | |
| Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern | |
Nach dem Klick auf Speichern wird das Mitglied gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt. Nach dem Speichern haben Sie unmittelbar diverse Möglichkeiten:
| Feld | Beschreibung | ||
| Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Begrüßungsmail versenden" (falls eine Begrüßungvorlage in den Optionen festgelegt ist). | |||
| Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Aufnahme-Bestätigung versenden". | |||
| Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Kündigungs-Bestätigung versenden" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Kündigungs-Bestätigung versenden". | |||
| Mit diesem Button können Sie eine beleibige Mail/PDF-Vorlage wählen und dem Mitglied senden. | |||
| Erstellt ein eindeutiges Login und Passwort und sendet dieses dem Mitglied zu (Umlaute werden ersetzt). | |||
| nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds | |||
| Sie können nach dem Anlegen des Mitglied Aktionen ausführen (siehe Mitglied-Details) | ||
| Sie können nach dem Anlegen des Mitglied PDFs erstellen (siehe Mitglied-Details) |