Um ein Mitglied anzulegen klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neues Mitglied hinzufügen". Wenn Sie Firmenmitglieder aktiviert haben, dann erscheint zunächst die Abfrage, ob Sie ein natürliches Mitglied oder ein Firmenmitglied anlegen wollen. Ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben, diese können Sie später im Firmenmitglied hinzufügen (bei deren Anlage wird der Firmenname und die Adresse übernommen und kann ggf. verändert werden) Um Dubletten zu vermeiden, können Sie in der Mitgliederliste zunächst nach bestehenden ähnlichen Mitgliedern suchen:
Um ein Mitglied zu bearbeiten können Sie wie folgt vorgehen: Jede Änderung wird im Protokoll gespeichert. Im Profil selbst ist das letzte Änderungsdatum und die ändernde Person zu sehen.
FeldBeschreibung
Vorname / Nachname / Firma / Geburtstag Vorname bzw. Nachname bzw. Firma bzw. Geburtstag des neuen Mitglieds - es wird nach Ähnlichkeit (NICHT: Gleichheit) gesucht
Prüfen, ob Mitglied bereits existiert >> 
Nach Ähnlichkeit suchen und ggf. Liste der bestehenden Mitglieder anzeigen
 Weiter ohne Prüfung >> 
Suche überspringen
Nach der Prüfung kann es sein, dass ähnliche Mitglieder gefunden werden.
FeldBeschreibung
 Neues Mitglied "..." anlegen 
Das neu anzulegende Mitglied ist nicht in der Liste, also neu anlegen
[Bearbeiten] Das gefundene Mitglied zur Bearbeitung öffnen
Füllen Sie alle gewünschten Felder aus.
Hinweise:
FeldBeschreibung
Register "Hauptdaten"
Anrede Die Anrede des Mitglieds
Titel Der Titel (z.B. "Dr.") des Mitglieds
Vorname Der Vorname des Mitglieds
Nachname Der Nachname des Mitglieds
Sprache Die ausgewählte Sprache des Mitglieds (nur falls Sprachen aktiviert)
Mitgliedsnummer Die Vereins-Mitgliedsnummer.
Wenn ein Format für eine Mitgliedsnummer (z.B. V### für V001, V002, ...) unter "Dialoge: Felder Mitglieder" definiert ist, und die Mitgliedsnummer des zu bearbeitenden Mitglieds noch leer ist, dann wird unter der Mitgliedsnummer die nächste folgende angezeigt und diese kann durch einen Klick übernommen werden.
Beim Speichern wird die Mitgliedsnummer auf Eindeutigkeit geprüft.
Funktion Die Funktion im Verein (z.B. Schatzmeister)
Sichtbarkeit die Sichtbarkeit des Profils (nur bei aktivierter Option, standardmäßig sind alle Mitglieder für alle anderen Mitglieder sichtbar)
Foto Ein Foto des Mitglieds. Wenn kein Foto eingestellt ist, dann wird ein schwarzer Platzhalter angezeigt. Das Foto wird auf eine Kantenlänge von 1024 Pixel verkleinert und ggf. gedreht. Über den Link "Bild bearbeiten (Ausschnitt,Drehen)" können Sie das Bild drehen bzw. einen Ausschnitt des Bildes auswählen und beim Speichern den Rest abschneiden.
Freie Suchwörter Suchwörter, unter denen das Mitglied gefunden werden möchte
E-Mail an Einstellung, ob die Mails an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse geschickt werden sollen. "Keine E-Mails" bedeutet, dass diesem Mitglied keine Mails zugestellt werden.
  • privat
  • geschäftlich
Nachricht an App Einstellung, ob Nachrichten auch an die VereinOnline-App des Nutzers geschickt werden, falls der Benutzer die App aktiviert und mit diesem Profil verbunden hat.
  • nein
  • ja
Post an Einstellung, ob die Post an die private oder geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen. "Keine Post" bedeutet, dass für dieses Mitglied keine Serienbriefe erstellt werden.
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Rechnung an Einstellung, ob die Rechnungen an die private, geschäftliche Adresse (=Firmenadresse), das Firmenpostfach oder die Rechnungsadresse (falls sichtbar) geschickt werden sollen
  • privat
  • geschäftlich (an Firmenadresse)
  • geschäftlich (an Firmenpostfach)
  • geschäftlich (an Rechnungsadresse)
Ansprache Einstellung, ob das Mitglied per Du oder per Sie angesprochen werden möchte
  • per Du
  • per Sie
E-Mail-Abos Einstellung, welche Mail das Mitglied bekommen möchte:
  • Veranstaltungseinladungen
  • Veranstaltungserinnerungen
  • Rechnungen, die per SEPA-Abbuchung bezahlt werden
  • Nachrichten aus der App
Register "Privat"
c/o private Adresse, c/o-Feld
Straße private Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land private Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon private Adresse, Telefonnummer
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
Fax private Adresse, Fax
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
Mobil private Adresse, Mobil-Telefonnummer
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
E-Mail private E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft.
Homepage private Homepage
Familienstand Familienstand
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
Register "Firma"
Name der Firma geschäftliche Adresse, Firmenname
c/o geschäftliche Adresse, c/o-Feld
[private Adresse kopieren] Kopiert die private Adresse als Firmen-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
[Firmendaten aus anderem Profil übernehmen] Es kann eine Firma ausgewählt werden, deren Adresse dann in den neuen Datensatz kopiert(!) wird.
Straße geschäftliche Adresse, Straße und Hausnummer
PLZ, Ort, Land geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Postfach geschäftliche Adresse, Postfach
PLZ, Ort, Land Postfach geschäftliche Adresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl des Postfachs füllt automatisch den Ort aus bzw. schlägt eine Liste vor (falls mehrere Namen vorhanden sind).
Telefon geschäftliche Adresse, Telefonnummer
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
Fax geschäftliche Adresse, Fax
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
Mobil geschäftliche Adresse, Mobil-Telefonnummer
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Telefonnummer auf Gültigkeit (0.. oder +... und nur Zeichen "0123456789()/-, ") geprüft.
E-Mail geschäftliche E-Mail-Adresse (ggf. ;-getrennt mehrere)
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft.
Homepage geschäftliche Homepage
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (interne Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle internen Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
- spezielle Einstellung... (individuelle Freigabeeinstellung für Adress/Telefon/Mobil/E-Mail/Homepage-Feldern)
[Firmen-Adresse kopieren] Kopiert die Firmen-Adresse als Rechnungsadresse-Adresse (Hinweis: besser ist es, Adressen nur in einem der Felder zu erfassen und die Einstellung "Post an" und "Rechnung an" korrekt zu setzen!)
Rechnungsadresse Name der Firma ggf. abweichende Rechnungsadresse, Firmenname
Rechnungsadresse c/o ggf. abweichende Rechnungsadresse, c/o-Feld
Rechnungsadresse Straße ggf. abweichende Rechnungsadresse, Straße
Rechnungsadresse PLZ, Ort, Land ggf. abweichende Rechnungsadresse (PLZ, Ort, Land), Postleitzahl, füllt automatisch den Ort aus
Rechnungsadresse E-Mail Wenn hier eine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird diese beim Versand einer Rechnung verwendet
Auch wenn das Feld nicht unter "Dialoge: Felder Mitglieder" als Pflichtfeld definiert ist, wird eine eigegebene Mailadresse auf Gültigkeit geprüft.
Branche Branchen-Angabe. Hier werden alle bisher vergebenen Branchen angezeigt; weitere Branchen können über den Eintrag "<neuen Eintrag hinzufügen>" und das dann eingeblendete Textfeld hinzugefügt werden.
Berufsstatus Berufsstatus des Mitglieds
Berufsfunktion Funktion des Mitglieds in seiner Firma
Mitarbeiter Anzahl der Mitarbeiter
Umsatz Umsatz-Bereich
Beschreibung Geschäft Firmendarstellung
Register "Persönliche Daten"
Einzugsermächtigung Angabe, ob eine Einzugsermächtigung vorliegt
Kontoinhaber Der Name des Kontoinhabers.
IBAN Die Kontonummer (international) - Es findet nach Eingabe und Speichern eine Prüfung statt. Die BIC, KontoNr, BLZ und Bankname wird berechnet.
BIC Die Bankkennung (international) - Es findet beim Speichern eine Prüfung statt. Darunter wird informativ die Gläubiger-ID des Vereins und die Mandatsreferenz des Mitglied angegeben
Bank Der Bankname
abweichende Mandats-Referenz Die individuelle SEPA-Mandats-Referenz, wenn nicht ausgefüllt wird diese gemäß Administration/Optionen/Allgemein mit den angegebenen Platzhaltern automatisch bestimmt. Neben den alphanumerischen sind auch diese Zeichen erlaubt: +?/-:().,
Mandats-Datum Das Datum des SEPA-Mandats, wenn nicht ausgefüllt wird das jeweilige Rechnungsdatum verwendet.
Geburtstag Der Geburtstag des Mitglieds.
Es kann auch ein Datum ohne Jahreszahl eingegeben werden.
Das Alter wird direkt errechnet und angezeigt (natürlich nur mit Jahresangabe möglich). Es ist eine Eingabe ohne Jahreszahl möglich (es wird dann intern das Jahr 1900 gespeichert, aber nicht angezeigt).
Geburtsname Der Geburtsname des Mitglieds
Geburtsort Der Geburtsort des Mitglieds
Staatsangehörigkeit Die Staatsangehörigkeit des Mitglieds (selbstlernendes Feld)
Freigabe Freigabe dieser Daten:
- nur Verwaltung (Mitgliedsverwalter)
- andere Mitglieder (angemeldete Personen mit gesetztem Feld "Aufnahme Vereinsmitglied")
- für alle Nutzer der eigenen Gruppen
- für alle Nutzer mit Login (alle angemeldeten Personen)
- öffenlich (auch nicht angemeldete Personen; muss zentral freigeschaltet sein)
Register "Login "
Login Benutzer-Login, mit dem sich das Mitglied anmelden kann
Passwort Benutzer-Passwort. Dieses kann nie ausgelesen, sondern später nur neu gesetzt werden. Es wird die Passwort-Qualität bewertet angezeigt. Beim ersten Anmelden muss der Nutzer das Passwort ändern.
Fehleingaben/Kontensperre Zuviele Login-Fehlversuche sperren den Zugriff komplett. Der Zugriff kann hierüber weider aktiviert werden.
Aufnahme als Interessent Datum, an dem eine Person sein erstes Interesse bekundet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Gast Datum, an dem eine Person sich per Gastantrag angemeldet hat (z.B. gesetzt durch den Gastantrag).
Aufnahme als Vereinsmitglied Datum, an dem eine Person Mitglied wurde (z.B. gesetzt durch den Mitgliedsantrag, oder durch Vorstandsbeschluß).
Legt dieses Mitglied als satzungsgemäßes Vereinsmitglied fest. Dieses Datum ist auch relevant für Freigaben (an Vereinbsmitglieder) und Statistiken (u.a. Eintritte / Wachstum).
Gekündigt zum Datum, zu dem ein Mitglied gekündigt hat, z.B. den 31.12.2019. Am Tag nach diesem Datum wird das Mitglied automatisch gelöscht (Anmelden ist nicht mehr möglich, bekommt keine Mail mehr, und auch keine Mitgliedsbeiträge mehr in Rechnung gestellt.). Es kommt eine Warnung, dass noch andere Personen mit dieser Person als Beitragszahler verbunden sind ("Achtung: noch 1 Mitglied hat dieses Mitglied als Beitragszahler eingetragen"). Beim automatischen Löschen werden Beitragszahler entfernt, damit diese weierhin einen Beitrag abgerechnet bekommen.
Austrittsgrund Grund des Austritts
Bemerkung Nichtöffentliche Anmerkung zum Mitglied - das Mitglied sieht diese nicht unter "Mein Profil"
Signatur ggf. abweichende Mail-Signatur des Mitglieds (Feld nur sichtbar für Personen mit Mail-senden-Recht)
Register "Zuordnungen"
Rollen Dem Mitglied zugeordnete Rollen (Berechtigungen). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Rollen. Wenn eine andere Rolle in dieser Rolle enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(ist man indirekt auch durch: ...)".
Gruppen Dem Mitglied zugeordnete Gruppen (Informationsverteiler). Diese Zuordnung hier ist identisch wie unter Administration/Gruppen. Wenn eine andere Rolle in dieser Gruppe enthalten ist, dann erscheint hier die Anzeige "(es sind indirekt folgende Rolleninhaber Mitglied: ...)". Untergruppen werden eingerückt dargestellt.
Wenn es Mitgliedsbeiträge gibt, welche eine Gruppe als "Gruppen-Eintrittsdatum" ausgewählt hat, dann ist hier bei dieser Gruppe das Eintrittsfeld für dieses Mitglied setzbar (relevant für anteilige Beiträge beim Eintritt innerhalb eines Abrechnungszeitraums).
Beiträge Dem Mitglied zugeordnete Beiträge.
Falls es mehr als 10 Beiträge gibt, werden hier nur die zugeordneten Beiträge angezeigt und die Zuordnung erfolgt in einem eigenen Dialog. Ansonsten bekommen Mitglieder (Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" gesetzt) nur Beiträge vom Typ "Mitgliedsbeitrag" zu sehen.
Anzahl:
Anzahl der Beiträge, in der Regel: 1
Beitrag-Start (optional, nur für Spezialfälle wichtig!):
Datum, zu dem der Beitrag das erste Mal abgerechnet werden soll, z.B. 1.1.2011
Beitrag-Ende (optional, nur für Spezialfälle wichtig!):
Datum, zu dem der Beitrag das letzte Mal abgerechnet werden soll, überlicherweise zunächst leer (d.h. erstmal dauerhaft)
erstellt bis (i.d.R. NIE AUSFÜLLEN!):
Datum, bis zu dem bereits Beitrags-Rechnungen erstellt wurden. Diess Feld wird automatisch durch den Abrechnungsprozess gefüllt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich (bzw. nur, wenn etwas schief gelaufen ist).
Anmerkung (optional)
Detailinformation für diese Zuordnung, wird auf Rechnung übernommen!
Beitragszahler Gibt an, dass ein anderes Mitglied den Beitrag bezahlt. Typischerweise ist das bei Familienmitgliedern (z.B. Kindern) so, deren Beitragszahlungen das Hauptmitglied übernimmt.
Beim Hauptmitglied werden hier zusätzlich alle zugeordneten Familienmitgliedern angezeigt.
Nicht bei Firmen-Ansprechpertnern verfügbar.
Register "Sonstiges"
Dateien Möglichkeit, Dateien beim Mitglied abzulegen (unterschriebener Aufnahmeantrag, unterschriebene Einzugsermächtigung, ...). Standardmäßig nicht vom Mitglied selbst zu sehen.
Per Drag&Drop kann die Reihenfolge geändert werden.
Adresstyp Gibt an, ob es sich um ein "normales Mitglied" (=Standard), ein Firmenmitglied (über Admin/Basiskonfig/Optionen aktivierbar - ein Firmenmitglied kann mehrere Ansprechpartner haben) oder eine "externe Person" (kein Mitglied, sondern auf der Liste "Externe Kontakte") handelt. Wenn ein externer Kontakt nachträglich zu einem Mitglied umgestellt wird, bekommt es automatisch die nächste Mitgliedsnummer zugeteilt (falls eine Regel eingestellt ist).
Bei der Umstellung zu einem "Firmen-Ansprechpartner" erfolgt nach dem Speicher die Abfrage, welcher Firma der Ansprechpartner zugeordnet werden soll.
zugeordnete Firma nur bei einem Firmen-Ansprechpartner: Zuordnung zur Firma festlegen
Extra-Felder Vereins-individuelle Extrafelder
 Speichern
Speichert die Eingaben aus allen Registern
 Abbrechen
Schließt das Febster ohne die Daten zu speichern
Hinweis: Bei allen Adressen (PLZ,Ort,Land) können Sie bei Bedarf eine Länderliste hinterlegen. Falls eine Datei mit dem Namen "laenderliste.txt" unter Administration/Basiskonfiguration/Dateien abgelegt wird, wird deren Inhalt (je Land eine Zeile, oder Land<TAB>Beschreibung) als Land-Auswahlliste dargestellt. Als Übersetzung können Dateien mit dem Namen laenderliste_XX.txt (XX steht für en,fr,..) mit Inhaltszeilen "D<TAB>Germany" u.ä. vorhanden sein. Zusätzlich gibt es beim Export dann auch die Spalten "Privat Land Name" und "Firma Land Name".
Klicken Sie anschließend auf "Speichern".
Nach dem Klick auf Speichern wird das Mitglied gespeichert, falls alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Ansonsten wird der Dialog, ohne die Daten zu speichern, unter Markierung der Pflichtfelder erneut angezeigt.
Nach dem Speichern haben Sie unmittelbar diverse Möglichkeiten:
FeldBeschreibung
 Begrüßungsmail versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Begrüßungsmail versenden" (falls eine Begrüßungvorlage in den Optionen festgelegt ist).
 Aufnahme-Bestätigung versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Aufnahme Vereinsmitglied" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Aufnahme-Bestätigung versenden".
 Kündigungs-Bestätigung versenden
Nachdem Sie ein Mitglied bearbeitet haben und dabei das Feld "Kündigungs-Bestätigung versenden" erstmals gesetzt haben, erscheint nach dem Bearbeiten der Button "Kündigungs-Bestätigung versenden".
 andere Mail versenden
Mit diesem Button können Sie eine beleibige Mail/PDF-Vorlage wählen und dem Mitglied senden.
 Login (ggf.) und Kennwort neu generieren und versenden
Erstellt ein eindeutiges Login und Passwort und sendet dieses dem Mitglied zu (Umlaute werden ersetzt).
 Mail-Adresse zuordnen
nur mit zugeordneter Domain und E-Mail-Aktivierung: Öffnet das Mail-Anlegen/Bearbeiten-Fenster des gerade angelegten Mitglieds
Aktionen 
...
Sie können nach dem Anlegen des Mitglied Aktionen ausführen (siehe Mitglied-Details)
PDF 
...
Sie können nach dem Anlegen des Mitglied PDFs erstellen (siehe Mitglied-Details)