Kasse-Grundlagen

Unter den Funktionen der Kasse können Sie die komplette, ggf. doppelte Buchführung, des Vereins durchführen.

Um ein Verständnis der Buchführung in VereinOnline zu erlangen, lesen Sie bitte die nachfolgenden Informationen unter "Grundlagen".

Im Verein gibt es Einnahmen und Ausgaben - wenn diese alle korrekt erfasst sind, bekommt man das Journal, die Bilanz, die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie die Umsatzsteuer-Berechnung ohne Mehrarbeit.

Einnahme-Rechnungen

Die Einnahme-Rechnungen werden bei VereinOnline automatisch durch folgende Aktionen erstellt:

Anmeldung eines Mitglieds oder externen Teilnehmers zu einer kostenpflichtigen Veranstaltung
Kauf eines Artikels im Online-Shop
Mitglieds-Beitrags-Rechnungen
kostenpflichtige Platzbuchungen
Abrechnungsbeleg eines Organisators (Einnahmen an der Abendkasse, Ausgaben für Auslagen)
Manuell erstellte Rechnungen (z.B. an Sponsoren)

Diese Rechnungen werden durch die entsprechenden Module automatisch erstellt und dem Mitglied per Mail zugestellt. Der Schatzmeister kann über jede neue Rechnung per Mail informiert werden und findet diese dann alle im Modul "Kasse" unter "Rechnungen". Rechnungen zeichnet aus, dass die neben dem "Datum" auch eine "Rechnungsnummer" besitzen.

Die Rechnungen haben vier unterschiedliche Status-Werte:

unverschickt: Dies sind Rechnungen, die erstellt, aber noch nicht verschickt sind
offen: Dies sind verschickte Rechnungen, die auf Bezahlung warten (hier ist auch der Export von Bankeinzugsdateien in den Formaten DTAUS und SEPA möglich)
in Bezahlung: Dies sind Rechnungen, deren Bezahlung angestossen ist (z.B. durch Bankeinzug oder durch PayPal), aber noch nicht abgeschlossen sind
bezahlt: Dies sind die bezahlten Rechnungen

Um den Bezahl-Status einer Rechnung zu verfolgen, gibt es drei alternative Möglichkeiten:

Liste der offenen Rechnungen öffnen, den Kontoauszug nebenan auf den Tisch legen, und alle bezahlten Rechnungen markieren und anschließend auf den Button "Rechnungen auf den Status "bezahlt" setzen" klicken.
Einlesen der Kontoauszugs-Dateien (siehe unten) und Belege einzeln zuordnen (siehe unten)

Budgets

Jede Rechnung (genauer: jede Rechnungsposition) kann einer Gruppe (Arbeitskreis o.ä.) zugeordnet sein. In der Ansicht "Budgetübersicht" können Sie jeder Gruppe oder Sachkonto ein Budget zuweisen. Sie können dann unmittelbar die zugeordneten Rechnungen zu jeder Gruppe einsehen, und Sie sehen das Rest-Budget der Gruppe. Die Berechnung des Rest-Budgets beginnt immer am Tag, zu dem das neuste Budget eingestellt wurde und alle späteren Einnahmen werden addiert und alle späteren Ausgaben werden abgezogen.

Ausgaben

Über den Punkt "Spesen-Abrechnung" und "Belegschnellerfassung" kommen Sie in einen Dialog, der die Erfassung von Eingangsrechnungen ermöglicht. Hier geben Sie je Beleg eine Zeile ein. Zu erfassen sind:

Datum: Das Datum des Belegs
Zweck: Der Verwendungszweck, z.B. "Parkticket"
Betrag: Der Ausgabenbetrag. Neben dem Eingabefeld können Sie wählen, ob es eine Ausgabe oder Einnahme ist und ob der Betrag brutto (inkl. MwSt) oder netto (ohne MwSt) zu verstehen ist.
MwSt(%): Der verwendete Mehrwertsteuersatz. Vorgeschlagen ist die Standardeinstellung (in den Admin Option änderbar)
Bezahlart: Hier kann die Bezahlart der Ausgabe eingestellt werden: - Bar (es wird eine sofort bezahlte Bar-Quittung daraus, die Sie im Navigationspunkt "Barkasse" einsehen können) - Rechnung (wird abgebucht) (es wird ein offener Beleg daraus, der auf Zahlung wartet - durch Lastschrift oder durch andersweitige Überweisung), - Rechnung (per Überweisung aus VereinOnline) (es wird ein offener Beleg daraus, der per SEPA an die Bank übergeben werden kann), - auf ein Konto (es wird eine sofort bezahlte Bankbuchung daraus - dieser Punkt macht nur sinn , wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren!)
Konto: Das zugeordnete Aufwands- oder Ertrags-Buchführungskonten aus dem Kontorahmen (Voreinstellung: Admin Optionen)
Mitglied: Der zugeordnete Kreditor/Debitor (siehe unten)
Belegnummer/Datei: Die Belegnummer (die Sie auf Ihren Beleg notieren und damit dokumentieren, dass er gebucht wurde) und ggf. eine Datei

Klicken Sie auf "Speichern" und alle Belege werden gespeichert.

Buchführungskonten

Nachdem nun immer von Konten bzw. Buchführungskonten die Rede ist: "Buchführungskonten" sind die zentrale Datenstruktur in der Buchführung sowie im Zahlungsverkehr. Zunächst haben diese "Konten" nichts mit "Bankkonten" zu tun. Es gibt vier Sorten von Konten:

Ertrags-Konto: verbucht Einnahmen
Aufwands-Konto: verbucht Ausgaben
Aktiva-Konto: verbucht alle Vermögensanteile (Bankkonto, Barkasse, Forderungen)
Passiva-Konto: verbucht alle Kapitalanteile (Verbindlichkeiten) und den Gewinn

Organisiert werden alle "Konten" in einem "Kontorahmen", ein beispielhafter für Vereine üblicher Kontorahmen ist unter den Navigationspunkt "Kontenrahmen" abrufbar. Diesen können Sie bei Bedarf (evtl. in Abstimmung mit Ihren Steuerberater) abändern. WICHTIG: Bei Änderung des Kontorahmens müssen unter "Kasse/Kontenrahmen/Zuordnung von Standardkonten" einige Konten ihrem Zweck zugeordnet werden, damit beispielsweise Anmeldungen zu kostenpflichtige Veranstaltungen oder Shop-Einkäufe den richtigen Konten im Kontenrahmen automatisch zugeordnet werden können.

Eine "Buchung" ist immer eine Übertragung von Werten zwischen mindestens zwei Konten. Die Summe aller beteiligten Konten in einer Buchung muss immer null sein!

Übliche Fälle sind:

Fall	Beschreibung	betroffene Konten (Buchung 1)	Beispiel Kreditor/Debitor	Beispiel Betrag	Bezahlung, 2. Buchung	Beispiel Kreditor/Debitor	Beispiel Betrag
1	Einnahme, bezahlt Bar	1000 - Hauptkasse 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig		100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro
2	Ausgabe, bezahlt Bar	1000 - Hauptkasse 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer		-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro
3	Einnahme, direkt bezahlt per Konto	1200 - Bank 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig		100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro
4	Ausgabe, direkt bezahlt per Konto	1200 - Bank 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer		-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro
5	Einnahme, bezahlt per Überweisung	1400 - Forderungen an Mitglieder 3000 - Beiträge 1870 - Mehrwertsteuer fällig	Mitglied Hans Müller	100 Euro -84,03 Euro -15,97 Euro	1400 - Forderungen an Mitglieder 1200 - Bank	Mitglied Hans Müller	-100 Euro 100 Euro
6	Ausgabe, bezahlt per Überweisung	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 4830 - Allgemeine Verwaltungskosten 2060 - Vorsteuer	Druckerei Abc GmbH	-100 Euro 84,03 Euro 15,97 Euro	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 1200 - Bank	Druckerei Abc GmbH	100 Euro -100 Euro

Erklärungen:

Eine 2. Buchung (Fälle 5 und 6) ist erforderlich, wenn es sich um eine Einnahme oder Ausgabe handelt, bei der die Bezahlung zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet. Es handelt sich dabei ja um zwei Geschäftsvorfälle!
Die Fälle 3 und 4 machen nur Sinn, wenn Sie nicht vorhaben, Kontodaten von Ihrer Bank zu importieren. Denn dann würden die Konto-Buchungen nach dem Import doppelt vorhanden sein!
Die schwarzen Konten sind die Aufwands- und Ertrags-Konten
Die grünen Konten sind die Aktiv-Konten
Die blauen Konten sind Umsatzsteuer-Konten
Die roten Konten sind Forderungs- bzw. Verbindlichkeits-Konten, die über eine weitere Buchung ausgeglichen werden müssen.

Bankdaten

In VereinOnline können Sie mehrere Bankkonten anlegen. Sie können alle Buchungen von Hand eingeben - dies ist aber bei vielen Buchungen pro Monat sehr zeitaufwändig. Einfacher ist der Import von Kontoauszugs-Dateien.

Beim Import von Kontoauszügen (online per HBCI/FinTS oder per MTA- oder CSV-Datei) entstehen nicht-zugeordnete Buchungen:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Konten	Betrag je Konto
11.05.2013	Bezahlung Mitgliedsbeitrag Müller	100	1400 - Forderungen an Mitglieder 1200 - Bank	-100 Euro 100 Euro
12.05.2013	Abbuchung Druckerei, Rechnung A12345	100	1600 - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Kontokorrent) 1200 - Bank	100 Euro -100 Euro

Die Herausforderung ist nun, diese Bankbuchungen den bestehenden Belegen zuzuordnen oder (falls diese noch nicht existieren) neue Belege anzulegen.

Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1) Belegweise zuordnen Im Kontoauszug klicken Sie in der Spalte "Zuordnung" auf das [+]-Zeichen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie 1) einen neuen Beleg erstellen oder 2) vorhandene Buchungen zuordnen können. Die vorhandenen Buchungen, bei denen der Betrag passt, sind dabei fett markiert. Es ist an dieser durchaus auch möglich, einer Bankbuchung mehrere Belege zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied mit einer Überweisung mehrere Rechnungen bezahlt hat). Und es ist auch möglich, Teilzahlungen zuzuordnen (falls z.B. ein Mitglied eine Rechnung erst zu einem Teil bezahlt hat). Das Ergebnis sind in jedem der Fälle mindestens zwei verknüpfte Buchungen, mit der Buchung in Aufwands- oder Ertragskonto, und damit dem Auftreten in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie das Auflösen der Forderung bzw. Verbindlichkeit. Anstelle des [+] Zeichens werden die verknüpften Beträge angezeigt. Bei der Verknüpfung werden (bei vollständiger Bezahlung) die Rechnungen auch in den Status "bezahlt" verschoben.

2) Kreditoren/Debitoren Alternativ oder ergänzend können Sie mit "Kreditoren" (denen wir Geld schulden) und "Debitoren" (von denen wir noch Geld bekommen) arbeiten. Hier reicht es aus, in jeder Buchung das Feld "Debitor/Kreditor" zu setzen, also 1) bei den Belegen und 2) bei den Bankbuchungen. Kreditoren/Debitoren können sein:

Mitglieder oder externe Kontakte
beliebige Freitext-Eingaben

In den Navigationspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" sehen Sie dann eine Liste der offenen Posten. Beispiel:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Kreditor
01.02.2013	Bestellung Artikel 1	120 Euro	Lieferant1
08.02.2013	Bestellung Artikel 2	200 Euro	Lieferant1

Nach den beiden Bestellungen steht in der Liste Kreditoren: Lieferant1: 320 Euro

Nach der Zuordnung der Bankbuchung zum Kreditor verschwindet "Lieferant1" von der Liste der Kreditoren, da die Summe null ist:

Buchungsdatum	Zweck	Betrag	Kreditor
01.02.2013	Bestellung Artikel 1	120 Euro	Lieferant1
08.02.2013	Bestellung Artikel 2	200 Euro	Lieferant1
15.02.2013	Bezahlung	-320 Euro	Lieferant1

Die Debitoren/Kreditoren können Sie an folgenden Stellen anpassen:

Bei der automatischen Erstellung von Rechnungen wird der Mitgliedsname gesetzt
Bei der manuellen Erstellung von Rechnungen können Sie den Debitoren manuell angeben
Bei der "Belegliste Schnellerfassung" können Sie den Kreditor/Debitor angeben
Im Kontoauszug können Sie den Kreditor ändern
Im Journal können Sie den Kreditor ändern
Beim Bearbeiten einer Buchung können Sie im Register "Zuordnungen" den "Kreditor/Debitor" anpassen
In den Navigantionspunkten "Kreditoren (offen)" und "Debitoren (offen)" können Sie einen Eintrag öffnen (insbes. der Punkt "(ohne)", d.h. der Kreditor/Debitor ist nich nicht gesetzt!) und bei allen Buchungen den Kreditor/Debitor anpassen
Unter Kreditor/Debitor können Sie einen Eintrag öffnen und die Kreditoren/Debitoren darin ändern

Auswertungen

Nachdem Sie alle Belege ordentlich erfasst haben (automatisch erstellt oder manuell eingegeben), haben Sie die Möglichkeit, erste Auswertungen zu betrachten:

Journal: Zeigt Ihnen alle Geschäftsvorfälle auf (jede Rechnung und jeder Ausgabebeleg ist einzeln zu sehen).
Bilanz: Die Bilanz zeigt Ihnen alle Aktiva- und Passiva-Konten auf (Vermögens- und Kapitalstand). Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
Gewinn und Verlust: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Ihnen alle Ertrags- und Aufwands-Konten auf. Diese Auswertung ergibt sich automatisch auf Basis der eingegebenen Belege.
Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuer-Auswertung summiert alle abzuführenden MwSt-Einnahmen sowie alle vom Finanzamt zu erstattenden Vorsteuer-Beträge auf.
Auswertung: Zeigt eine grafische Auswertung eines Kontos geordnet nach Jahren bzw. Kreditoren/Debitoren an.